Urlaub – Erholungsbeihilfen – fast steuerfrei – sozialversicherungsfrei

Erholungsbeihilfen als steuer- und sozialversicherungsgünstige Zahlungen an Mitarbeiter

Erholungsbeihilfen sind nicht steuerfrei, können aber vom Arbeitgeber mit pauschal 25% lohnversteuert werden, wenn sie zusätzlich zum Arbeitslohn entrichtet werden. . Von Sozialversicherungsbeiträgen sind die Erholungsbeihilfen komplett befreit, so dass Arbeitgeber und Arbeitnehmer profitieren.

Erholungsbeihilfen können mit einem pauschalen Steuersatz in Höhe von 25 v. H. lohnversteuert werden, wenn sie die in § 40 Abs. 2 EStG festgelegten Höchstbeträge nicht übersteigen. – Freigrenzen –

Diese Grenzen beziehen sich auf den Gesamtbetrag der jährlich einem Arbeitnehmer gewährten Erholungsbeihilfen.

Die Pauschalierungsgrenzen betragen

156 EUR für den Arbeitnehmer,
104 EUR für den Ehegatten
und 52 EUR für jedes Kind.

Für einen verheirateten Arbeitnehmer mit zwei Kindern wäre also eine begünstigte Erholungsbeihilfe in Höhe von 364 EUR (156 EUR + 104 EUR + 2 x 52 EUR) möglich.

Die für die Pauschalierung geltenden Grenzen sind Freigrenzen, d. h. die Pauschalierung entfällt insgesamt, wenn die Grenze überschritten worden ist. Allerdings wird eine bereits durchgeführte Pauschalierung bei der Zahlung mehrerer Beihilfen im Laufe eines Kalenderjahres nicht wieder rückgängig gemacht, wenn der Höchstbetrag durch spätere Zuwendungen überschritten wird.

Bei der Bemessung der Freigrenze sind die Zuwendungen für jede einzelne begünstigte Person (Arbeitnehmer, Ehegatten und Kinder) getrennt zu beurteilen. Nicht ausgenutzte Freigrenzen können damit nicht auf andere begünstigte Personen übertragen werden.

Die Erholungsbeihilfen, die in einem Kalenderjahr gezahlt werden, dürfen zum Zweck der Einhaltung der Freigrenze auch dann nicht auf mehrere Kalenderjahre verteilt werden, wenn die Beihilfen nur in Abständen von mehreren Jahren gezahlt werden.

Nicht auf die Grenze angerechnet wird eine etwaige Zahlung von Urlaubsgeld. Denn diese hat, wie oben ausgeführt einen anderen Charakter.

Zweckbindung für Erholungszwecke

Wird die Erholungsbeihilfe an den Arbeitnehmer bar ausgezahlt (oder überwiesen), muss der Arbeitgeber sicherstellen, dass die Beihilfe zu Erholungszwecken verwendet wird.

Dazu reicht es in der Regel aus, wenn die Beihilfe in zeitlichem Zusammenhang mit der Erholungsmaßnahme gewährt wird. Bei einem Urlaub ist es dabei gleichgültig, ob der Urlaub zu Hause verbracht oder eine Urlaubsreise unternommen wird.

Ein zeitlicher Zusammenhang zwischen der Zahlung der Beihilfe und der Erholungsmaßnahme des Arbeitnehmers kann im Allgemeinen dann angenommen werden, wenn die Erholungsmaßnahme (z. B. der Erholungsurlaub) innerhalb von drei Monaten vor oder nach der Auszahlung der Beihilfe beendet bzw. begonnen oder aber innerhalb dieses Zeitraumes eine Anzahlung auf eine bereits fest vereinbarte Erholungsmaßnahme (z. B. Buchung einer Erholungsreise) nachgewiesen wird. In den Fällen, in denen dieser zeitliche Zusammenhang gewahrt ist, kann von einer schriftlichen Bestätigung des Arbeitnehmers über die zweckgebundene Verwendung der Beihilfe abgesehen werden, so jedenfalls die Oberfinanzdirektion Magdeburg in einem Schreiben vom 29.04.2010.

In den Fällen, in denen der zeitliche Zusammenhang nicht gegeben ist, bedarf es zumindest einer schriftlichen Erklärung des Arbeitnehmers über die zweckentsprechende Verwendung der Beihilfe. Im Hinblick darauf, dass der Urlaub für die Pauschalierung unschädlich ebenso zu Hause verbracht werden kann, ist die Aufbewahrung von Belegen durch den Arbeitnehmer nicht erforderlich.

Vorteil für den Arbeitgeber

Vergleicht man die Erholungsbeihilfe mit einem alternativen Urlaubsgeld oder einer Prämienzahlung, muss der Bruttoaufwand verglichen werden, der erforderlich ist, damit der gleiche Nettobetrag beim Arbeitnehmer ankommt. Im o.g. Beispielsfall des verheirateten Arbeitnehmers mit zwei Kindern, dem 364 EUR Erholungsbeihilfe gezahlt werden, beträgt die Ersparnis rd. 150 – 250 EUR. Der konkrete Betrag hängt zum einen vom individuellen Steuersatz des Mitarbeiters und zum anderen davon ab, ob die pauschale Lohnsteuer auf den Arbeitnehmer überwälzt wird, oder ob sie der Arbeitgeber übernimmt.